Admin & HR Coordinator

AVIAREPS has over 30 years experience providing professional passenger GSA services and tourism marketing to clients around the globe. As the world’s leading GSA and Tourism representation organization with more than 75 offices in over 70 countries, AVIAREPS represents airlines as well as destinations, hotels, attractions, airports, cars, trains, cruise lines, retailers and import/export organizations, and offers a full suite of B2B and B2C services which includes sales & reservations, marketing, digital, and PR programs.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige, diskrete und organisationsstarke Persönlichkeit, die unsere Geschäftsführung im HR- und Finanzbereich administrativ unterstützt. In dieser Teilzeitrolle (20 Stunden pro Woche) übernimmst Du Verantwortung für ein breites Spektrum an administrativen Aufgaben und leistest damit einen wesentlichen Beitrag zum reibungslosen Ablauf unserer Niederlassung – mit direktem Einfluss auf unseren gemeinsamen Erfolg. Du arbeitest präzise und selbstständig und fühlst Dich in einem dynamischen, internationalen Umfeld wohl. Dann bist Du die Unterstützung, die unsere Geschäftsführung sucht.

Dein Aufgabenbereich:

• Administrative Unterstützung der Geschäftsführung im HR- und Finanzbereich

• Unterstützung bei HR-administrativen Prozessen (z. B. Onboarding-Unterlagen, Vertragsmanagement)

• Koordination von Bewerbungsprozessen

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Gehaltsabrechnungen (externe Lohnverrechnung)

• Prüfung, Erfassung und Nachverfolgung von Spesenabrechnungen

• Rechnungsprüfung und -weiterleitung an die Buchhaltung

• Koordination der Lieferantenverträge

• Pflege von Personalstammdaten und Abwesenheitserfassungen

• Aufbereitung und strukturierte Ablage von Unterlagen, Berichten und Präsentationen

• Unterstützung bei der Einhaltung interner Richtlinien und Prozesse

• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern auf Deutsch und Englisch

• Reiseplanung und -organisation

• Übernahme weiterer administrativer Sonderaufgaben nach Bedarf

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, Kenntnisse im HR Bereich von Vorteil

• 2-3 Jahre Berufserfahrung in Administration, Office Management oder einer vergleichbaren Rolle

• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit

• Sehr genaue, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

• Fähigkeit zur Priorisierung auch bei hohem Arbeitsaufkommen

• Hohe Flexibilität und Freude an der Arbeit in einem dynamischen, agilen Umfeld

• Interkulturelle Kompetenz und Begeisterung für internationales Arbeiten

• Fließende Deutschkenntnisse sowie verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Outlook, Word, Power Point)

Warum AVIAREPS:

• Werde Teil eines globalen Netzwerks mit über 70 Niederlassungen in mehr als 60 Ländern und bring deine Stärken in einem internationalen, dynamischen Umfeld ein.

• We CARE We DELIVER We EVOLVE – unsere Werte stehen für Teamgeist, Verantwortung und Innovationskraft.

• Ein internationales Team mit starkem Spirit und flachen Hierarchien

• Einblicke in die spannende Welt der Reise- und Luftfahrtbranche

• Mobil in Wien: Wir übernehmen deine Jahreskarte der Wiener Linien

• Für die ausgeschriebene Position gilt der Kollektivvertrag für Reisebüros, das Mindestgrundgehalt liegt bei monatlich 2.225 Euro brutto (Vollzeit) mit wahrscheinlicher KV Überzahlung.

AVIAREPS verpflichtet sich zur Chancengleichheit und diskriminierungsfreien Arbeitsumgebung. Alle qualifizierten Bewerber:innen werden unabhängig von Geschlecht, ethnischer Zugehörigkeit, Religion oder Weltanschauung, Alter, sexueller Orientierung oder Behinderung berücksichtigt, gemäß den Bestimmungen des österreichischen Gleichbehandlungsgesetzes. Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbung wird der elektronischen Verarbeitung personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses zugestimmt. Die Daten werden vertraulich behandelt und ausschließlich für Zwecke der Personalauswahl verwendet.